Automation är en solklar win-win för byrå och kund

Byrån som inte ville fastna i manuellt arbete

Redan 2018 började resan mot digitalisering och fram tills de upptäckte Reda 2024 låg automationsgraden för leverantörsfakturaflödet på omkring 20–25%. Många redovisningsbyråer jobbar på samma sätt: faktura kommer in, konteras och skickas på attest till kund. När den sedan kommer tillbaka fortsätter flödet med bokföring och betalning. Automation för hanteringen av leverantörsfakturor kan spara in mycket tid om man använder det på rätt sätt.

– Vi var egentligen nöjda med vår dåvarande leverantör men vi upplevde att vi nått ett tak på automationen. Det behövdes mycket handpåläggning för saker som egentligen skulle kunna gå av sig själv, säger hon. När min kollega träffade gänget på Reda förstod vi att det var ett bolag med en tydlig vision om att effektivisera arbetet. Det kändes som att Reda hade mer att erbjuda än konkurrenterna och vi såg stor potential.

– Det var svårt att komma upp i en högre automationsgrad än 25% med vår dåvarande leverantör eftersom systemet saknade funktionalitet. Vi saknade också funktioner för att stoppa automatiska flöden när något avvek från det normala. Funktioner som helt klart kunde komma till nytta, så vi ville testa Reda med några piloter. Reda kunde hjälpa automationsgraden att öka. Efter att Win-Win bestämt sig för att testa såg de resultat efter bara 2 månader. Men fanns det någon hake?

Reglerna som skapade ordning och reda för Win-Win Ekonomi

I augusti 2024 började man migrera kunder efter en lovande pilotfas. Win-Win har ett dedikerat specialistteam för leverantörsreskontran, så själva övergången till Reda blev rätt så odramatisk, lugn och kontrollerad.

– Det är klart att det fanns små detaljer som inte fungerade, och det var ett arbete för att få till det. Men Reda är snabba på att utveckla funktionalitet efter kundernas önskemål, och det tog inte lång tid att lära sig systemet. Vi kunde konstatera att automationsgraden ökade successivt utan någon jättestor ansträngning, säger Erica.

– Redan efter fem månader nådde vi samma nivå av automation som vi hade när vi använde vårt tidigare system. Och det arbetet tog flera år. Nu är vi uppe i 50–55% automation, och det är bara efter ett år.

En bidragande orsak till resultatet är vad Erica kallar för ”regelverket”.

– Jag skulle nog säga att ”regelverket” är den stora game-changern. Automationen byggs av olika regler som kan vara mer eller mindre generella. I början ger generella regler stor effekt men för att nå en riktigt hög grad av automation krävs såklart mer kundspecifika regler tillsammans med radtolkning och konteringsmallar. Vi har ju träffat många andra programleverantörer innan vi valde Reda och det var ingen, vad jag vet, som jobbade på det här sättet.

En annan positiv sak var att kunna arbeta i systemet utan att logga in och ut från olika konton. Erica beskriver det som en dealbreaker för Win-Wins reskontra. Det här är en funktion som byggdes under tiden som Win-Win använt Reda.

– Redas ”Unified-vy” gör att vi kan prioritera arbetet och säkerställa att inga fakturor blir liggande för länge. Vi gillar verkligen den funktionen eftersom vi kan hantera alla våra kunder samtidigt utan att behöva logga in och logga ut på olika ställen. Det fungerar väldigt bra oavsett om kunden har Spiris eller Fortnox, som vi arbetar med. Vi slipper mycket administrativt arbete som bara tar tid.

Automation resulterar i en bättre kundupplevelse

Det finns många fördelar med att använda automation. Men det ska också sägas att automation inte nödvändigtvis innebär högre effektivitet. Det måste vara fokuserat på kundens bästa, så det är viktigt att automation byggs med ett kundperspektiv.

– Automation ger en bättre kundupplevelse eftersom det blir färre fel och snabbare hantering. En stor mängd av fakturorna skickas konterade och klara direkt ut till kunden utan att vi ens ser dem, det sköts automatiskt. Vi får mer tid till de fakturor som kräver uppmärksamhet och kan även hantera dem snabbare.

Automation för byråer som arbetar med restaurangkunder

Win-Win Ekonomi har en del kunder inom restaurangvärlden. Här har de nytta av Reda. Kunder som driver restauranger får ofta fakturor med flera sidor, olika momssatser och massa artiklar.

– Det är faktiskt en kundgrupp som vi har sett störst skillnad på, att hantera en restaurang i Reda är ofta väldigt smidigt. En restaurang köper in en massa olika varor såsom livsmedel och alkohol. Inköpen kan behöva konteras på olika konton vilket Reda löser med radtolkning. Det är fakturor som historiskt annars tagit lång tid att hantera.

Den enda nackdelen med Reda som ibland kan dyka upp är att kunden kan tycka att det är onödigt att ha flera olika system.

– Jag brukar säga att vi väljer ut de bästa systemen för att få så effektiva och bra processer som möjligt. Vi vet att det här gör kundupplevelsen bättre. Så även om det innebär ett extra system för att attestera fakturor så är det värt det till 100% eftersom vi tjänar igen det i all den tid vi sparar, säger Erica.

För Win-Win Ekonomi har Reda blivit ett viktigt stöd i redovisningen och hjälper både byrå och kund att arbeta mer effektivt.