Ebit AB skapar god arbetsmiljö med enkel fakturahantering

Krångligt och dyrt system hämmade tillväxten

För Ebit spelade det ingen roll att det dåvarande systemet var stort, komplett och avancerat. Det var så krångligt och trubbigt att många konsulter drog sig för att starta upp nya kunder och göra attestflöden. Det här hämmade både kapacitet och arbetsmiljö. fick – Vi kontakta dem hela tiden för att få hjälp med helt normala saker och rätta till smågrejer liksom. Sånt som man ska kunna göra själv. De tillämpade också en prognosbaserad användning, vilket kunde slå tillbaka riktigt hårt om man vuxit under året. Då fick vi betala extra, säger Sara Gunnstam, byråledare på Ebit.

För en redovisningsbyrå är ett krångligt affärssystem helt klart en hämmande faktor.
Men det var inte bara prislappen som vägde tungt:

– Att sitta fast sådär påverkade faktiskt också arbetsmiljön negativt, fortsätter Sara. Väldigt mycket tid i fikarummet gick åt till att sitta och gnälla på systemet istället för att det var god atmosfär och allt flöt på. Det här tillsammans med alla supportsamtal gjorde att vi började leta efter en ny leverantör. De var tvungna att göra något åt situationen innan den tog för mycket fokus från verksamheten. Och lösningen hade redan  presenterat sig 1,5 år tidigare.

Övergången till Reda.ai var smidig och enkel

Första kontakten skedde via Linkedin och Nils på Reda höll sedan kontakten ungefär 1,5 år innan det blev affär. Samtidigt kändes den upprättade kontakten med Reda mycket bättre än deras tidigare leverantör.

– Jag har suttit i så många demos där de har lovat universums bästa lösning, men det stämmer ju aldrig. Så det första jag kände var att gänget på Reda lovade lagom mycket utan att överdriva, och de verkade snälla. Vi fick ett starkt förtroende för Nils, Linnéa och Anna. De var ett företag som liknade oss, vill framåt och är snabbfotade, säger Sara.

För varje gång de hördes av hade Reda utvecklat funktioner, och det här var en klar skillnad mot tidigare leverantör. Sara blev mer och mer intresserad. Hon hade hittat en partner som tar kunden på allvar och utvecklar produkten efter deras önskemål. Sagt och gjort, det blev affär.

– Implementeringen gick väldigt smidigt, det kändes som om de hade gjort det här tusen gånger förut. Allting flöt perfekt och alla deadlines hölls. Vi blev upplärda i ett system som kändes användarvänligt, anpassat efter oss. Och vi kunde komma igång och jobba på en gång.

Hindret för att komma framåt är nu helt och hållet undanröjt. Med Reda så äger Ebit kontrollen själva och kan göra många inställningar utan att behöva kontakta supporten. Dessutom känner Sara att samarbetet bara har blivit bättre med tiden eftersom Reda utvecklar produkten allt eftersom de får feedback.

Reda underlättar arbetet för en byrå i tillväxt

När man pratar resultat är det svårt att mäta hur mycket arbetsmiljön har blivit bättre tack vare att Reda är så användarvänligt. Men bättre, det har den blivit.

– Det är smidigt att lägga in nya kunder, det går snabbt att sätta upp attestflöden och med några enkla knapptryck har du fixat regler och konteringar. Det är intuitivt och snyggt, precis som vi vill ha det. Det är en stor skillnad tycker jag.

Det är därför lätt att utbilda nya konsulter i systemet och verksamheten känns mycket mer på tårna. Användarvänligheten och lyhördheten är två andra saker som Sara nämner som stora skillnader. Reda lyssnar på sina kunder och utvecklar funktioner som användarna vill ha.

– Det går snabbt att utbilda en ny konsult eftersom Reda är enkelt att lära sig. De kan börja jobba ganska direkt. Den tiden vi lade på supportsamtal och krångel kan vi idag lägga på att utveckla företaget och att skaffa nya kunder. Vi kan själva hantera det mesta.

Frustrationen är alltså borta. Det ger gladare arbetskamrater, bättre försäljning och högre arbetskapacitet. Prislappen är också något lägre, eftersom man betalar löpande för användningen varje månad istället för prognosbaserat. Tillsammans med andra förändringar beräknar Sara att de nu har 10-15% fler uppdrag, med alla delar inräknade. Men kanske är det ännu mer.

– Jag rekommenderar nog alla mellanstora byråer i vår storlek som använder till exempel Spiris eller Fortnox att i alla fall höra av sig till Reda och se vad de har att erbjuda. Vi känner att det har förbättrat vår kontroll och arbetsro mycket och det vore kul att höra vad andra tycker.

Arbetsmiljöfrågan då?
– Idag känner vi oss mycket mer avslappnade. Vi hör inget gnäll nånstans över att
systemet är dåligt eller trögt – inte ens i fikarummet, det är ett gott betyg! säger
Sara och skrattar.